Latar Belakang
Peraturan Pemerintah ini diterbitkan untuk melaksanakan ketentuan Pasal 16 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang mengatur perlunya pedoman mengenai cara pengalihan dokumen perusahaan dari bentuk kertas atau sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media lain. Perkembangan teknologi dan kebutuhan efisiensi dalam pengelolaan dokumen menuntut perusahaan agar mampu melakukan penyimpanan dokumen secara lebih ringkas, aman, dan efisien. Oleh karena itu, pemerintah menetapkan tata cara pengalihan dokumen serta legalisasinya untuk memastikan bahwa hasil pengalihan tetap sah secara hukum, dapat digunakan sebagai alat bukti, dan memberikan kepastian hukum bagi perusahaan maupun pihak yang berkepentingan.
Pokok-Pokok Pengaturan
Peraturan Pemerintah ini mengatur bahwa perusahaan dapat mengalihkan dokumen dari bentuk kertas atau sarana lain ke dalam mikrofilm atau media digital, dengan tetap memperhatikan nilai pembuktian dan kepentingan hukum dokumen asli. Pengalihan dilakukan melalui proses yang memenuhi standar ketepatan dan keamanan, serta ditetapkan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk. Perusahaan juga dapat menunjuk pihak lain untuk melakukan pengalihan dokumen, sepanjang memenuhi syarat berbadan hukum dan memiliki izin usaha. Setiap proses pengalihan wajib disertai legalisasi dan berita acara yang memuat jenis dokumen, waktu pelaksanaan, serta pernyataan kesesuaian dengan naskah asli. Dokumen yang telah dialihkan atau hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti yang sah, dan proses legalisasi dapat dilakukan untuk kepentingan peradilan atau kepentingan hukum lainnya.
Pengaturan Peralihan Penutup
Dokumen perusahaan yang sudah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lain sebelum PP ini berlaku harus dibuatkan berita acara dan daftar pertelaan sesuai ketentuan dalam Peraturan Pemerintah ini agar diakui sebagai alat bukti yang sah. Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan, yaitu 13 Oktober 1999, dan agar setiap orang mengetahuinya, diperintahkan untuk mengundangkan Peraturan Pemerintah ini dalam Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195.